La presente informativa sul trattamento dei dati personali si riferisce al trattamento svolto mediante sistemi di video sorveglianza presso HUB (per il tipo di videosorveglianza/head counter si veda la Scheda Illustrativa Hub).
PREMESSA:
L’impianto di videosorveglianza è dotato di:
- Telecamere ad orientamento mobile (si veda scheda illustrativa Hub);
- Microfoni;
- Tecnologia “head Counter” di rilevamento del numero di persone presenti (si veda la Scheda Illustrativa Hub);
- Server di memorizzazione critptata delle immagini presso il fornitore (vedi punto 3);
Le videocamere sono poste, con apposita segnalazione mediante informativa semplificata (cartello), con logiche di minimizzazione in relazione campo della ripresa.
1: CHI TRATTA I DATI
Titolare del trattamento:
THE BULB FACTORY S.R.L. (NOME ABBREVIATO BULB S.R.L.)
Sede legale: Milano, Corso Indipendenza n. 5
P.IVA/C.F: 11781660961
Numero di iscrizione al registro delle imprese di Milano: MI – 2624452
Capitale versato risultante da ultimo bilancio: 60.000€
Email: privacy@bulbspace.it
PEC: thebulbfactory@pec.it
Siti web collegati: www.bulbspace.it
Poi, per quanto concerne eventuali funzioni accessorie, il Titolare si avvale di soggetti (anche terzi) come incaricati debitamente autorizzati ed istruiti o responsabili o talora titolari autonomi del trattamento:
- Dipendenti o collaboratori preposti alla visualizzazione, limitazione e copia delle immagini;
- Soggetti esterni cui sia eventualmente delegata la gestione della sicurezza;
- Soggetti esterni o interni che svolgono funzioni di amministratore del sistema informatico;
- Soggetti esterni o interni che svolgono funzioni di manutenzione e riparazione del sistema di video sorveglianza;
2: QUALI DATI VEGONO TRATTATI e QUALI SONO GLI INTERESSATI
I dati che verranno trattati sono i seguenti:
- Immagine della persona;
- Voce quando viene attivata la funzione di “ascolto ambientale”;
- Immagine di beni appartenenti alle persone;
- Attività svolta, azioni compiute;
- Dati di presenza;
- Dati ulteriori secondari: dalla visione dell’immagine dell’Utente si possono teoricamente desumere indirettamente informazioni relative alla sua attività fisica, come le concrete modalità di esecuzione della stessa, nei tempi e nei modi, le abitudini, le interazioni con altri Utenti ecc. Tali informazioni non sono oggetto di controllo mediante la videosorveglianza se non ai fini dell’accertamento di violazioni.
3: COME VENGONO CONFERITI I DATI E CONSEGUENZE DEL RIFIUTO A CONFERIRLI
Le immagini vengono riprese dagli impianti video e i suoni dagli appositi terminali audio.
Il conferimento dei dati è necessario in quanto strettamente strumentale all’accesso ai locali o alle aree videosorvegliate. In ogni caso, attesa la possibilità di visualizzare il cartello di avviso della presenza di un impianto di videosorveglianza, è lasciata all’interessato la facoltà di accedere ed esser di conseguenza ripreso. Si noti che l’Utente è in grado di conoscere modalità del trattamento mediante accesso alle informative già in sede di registrazione.
4: PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI I DATI
I dati vengono trattati per le seguenti finalità:
- Protezione del patrimonio aziendale: la funzione dissuasiva delle telecamere e la relativa capacità di documentare eventi funge da deterrente a priori e da prova dopo il fatto e pertanto ha il fine di proteggere il patrimonio aziendale inteso sia come immobile, sia come beni mobili del Titolare.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla protezione e conservazione del patrimonio.
Interessati: Utenti (o terzi) che accedono ai locali ed aree videosorvegliati.
Durata della conservazione: tre giorni[FV1] . In caso di eventi (anche solo sospetti) segnalati al Titolare (furti, danneggiamenti, accessi non consentiti ecc.) al patrimonio aziendale le immagini sono conservate per un tempo ulteriore e fino ad esaurimento del conseguente, eventuale, contenzioso (ossia fino al termine della conseguente azione civile, penale, amministrativa o disciplinare);
La conservazione pari a sette giorni [FV2] è giustificata dalla necessità, in caso di evento, di monitorare il periodo antecedente o successivo al fatto per meglio identificare l’autore del fatto, il danno in sè, le conseguenze di esso. Inoltre è giustificata dal fatto che gli Hub non sono presidiati da personale del Titolare, e pertanto un evento potrebbe esser rilevato o segnalato con ritardo.
- Protezione delle persone che accedono ai locali o aree videosorvegliate: come sopra detto la funzione dissuasiva delle telecamere e la relativa capacità di documentare eventi funge da deterrente a priori e dà prova dopo il fatto e pertanto ha il fine di proteggere le persone che accedono alle aree videosorvegliate da aggressioni, violenze, furti, rapine, minacce ecc.
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza delle persone che utilizzano i servizi presso i quali sono poste le telecamere.
Interessati: utenti (o terzi) che accedono ai locali ed aree videosorvegliati, dipendenti.
Durata della conservazione: sette giorni. Vedi punto precedente.
- Ricostruzione dinamica infortuni: le immagini possono esser conservate anche per documentare la dinamica di eventuali infortuni al fine di attivare le necessarie coperture assicurative.
Base giuridica: obbligo legale di assicurazione per servizi al pubblico, esecuzione contratto (assicurazione propria degli Utenti per infortuni), legittimo interesse alla corretta esecuzione del contratto di copertura assicurativa del Titolare.
Interessati: Utenti che accedono ai locali ed aree videosorvegliate.
Durata della conservazione: sette giorni e comunque per il tempo necessario per la conclusione della vicenda legale che consegue all’infortunio (stragiudiziale o giudiziale);
- Gestione degli accessi: le immagini possono esser utilizzate (in modo anche automatizzato) per verificare gli accessi e le presenze entro il numero consentito, nonché l’effettiva correttezza di accesso e checkout degli utenti.
Dati trattati: Immagine, presenza, attività, voce (se l’impianto prevede tale funzione), account, dati di acquisto e Prenotazione;
Base giuridica: esecuzione del contratto (si veda il Regolamento di Utilizzo all’art. 5 e i Termini d’Uso del Servizio): in particolare consente il controllo della corretta esecuzione del contratto da parte dell’Utente, a protezione e nell’interesse anche degli altri Utenti.
Durata del trattamento: le immagini sono conservate per 72 ore. Tuttavia, potranno esser utilizzate anche oltre tale limite, solo se estrapolate prima della cancellazione periodica prevista dai sistemi video, per verificare il checkout ovvero la commissione di violazioni del regolamento;
- Verifica violazioni del regolamento e correlativo contraddittorio (e applicazione sanzioni): Bulb, come previsto dal Regolamento di Utilizzo del Servizio e dai Termini di Uso, può – a seguito di segnalazioni – accertare violazioni del Regolamento e – previo contraddittorio – applicare sanzioni all’Utente.
Dati trattati: condotta segnalata, id Utente segnalante e segnalato e di eventuali terzi, immagini e voce, presenza e Prenotazione, portafoglio Coin, riscontro dell’Utente, esito contraddittorio e sanzione;
Base giuridica: esecuzione del contratto (Vedi art. 5 Regolamento di Utilizzo del Servizio e Termini d’Uso).
Durata: fino ad esaurimento della procedura di applicazione della sanzione, e dieci anni successivi quale termine di prescrizione di eventuali impugnazioni (salvo il maggior termine laddove sia instaurato giudizio innanzi alla Autorità Giudiziaria civile o penale).
Non è previsto l’utilizzo delle immagini per altre finalità ed in particolar modo è esclusa la finalità di controllo a distanza dell’attività lavorativa: si rammenta che le attività, sia consumer che business, svolte nell’Hub sono autonome.
5: DOVE VENGONO TRATTATI I DATI
I dati personali vengono raccolti su server cloud presso la sede del fornitore del servizio Verisure.
6: IN CHE MODO VERRANNO TRATTATI E CONSERVATI I DATI
Tutti i dati personali sono raccolti dalle camere disposte negli Hub (interno o esterno, previa esposizione di cartello) e sono criptati.
7: CHI PUÒ ACCEDERE AI DATI E A QUALI SOGGETTI POSSONO ESSERE COMUNICATI
Alle immagini possono avere accesso:
- Dipendenti preposti alla visualizzazione, presso l’azienda o da remoto, delle immagini.
- Soggetti esterni cui sia eventualmente delegata la gestione della sicurezza;
- Soggetti (anche esterni) incaricati alla gestione, manutenzione, amministrazione dell’impianto di videosorveglianza;
- Eventuali professionisti che supportano l’azienda con attività consulenziale o legale;
- Forze di Polizia e/o Autorità giudiziaria, in caso di richiesta.
- Interessati, anche tramite legali incaricati (vedi voce: diritti operativi al punto n. 8).
8: DIRITTI DELL’INTERESSATO
Gli interessati sono beneficiari di una serie di diritti.
Innanzitutto, l’interessato ha diritto di esser informato circa:
Categorie di dati che vengono trattati (vedi punto n. 2);
Origine dei dati, ossia sapere da dove l’Avvocato ha tratto i suoi dati (vedi punto n. 3);
Finalità del trattamento dei dati, ossia per quali scopi i dati vengono trattati (vedi punto n. 4);
Modalità di trattamento dei dati (vedi punto n. 6);
Estremi del titolare e di eventuali responsabili del trattamento (vedi punto n. 1);
Soggetti cui vengono comunicati i dati (vedi punto 7);
Tempo di conservazione e trattamento dei dati (vedi punto 4);
Diritto di esperire reclamo innanzi al garante privacy mediante accesso al seguente link: http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali
Base giuridica del trattamento (vedi punto n. 4);
Poi ci sono diritti non di semplice informazione ma operativi:
- Accesso: consentito ai terzi che ne facciano motivata richiesta: in tal caso i soggetti incaricati dal Titolare verificheranno preliminarmente la legittimazione del richiedente all’accesso alle immagini (quindi: corrispondenza dello stesso con la persona ritratta nelle immagini ovvero interesse dello stesso in conseguenza di fatto dannoso verso la sua persona). Laddove le immagini fossero necessarie per la tutela di un diritto in giudizio, e laddove nel contempo esse includano dati di terzi (immagini, attività ecc), il Titolare consentirà la visione e conserverà copia della porzione di video individuata unitamente al richiedente, lasciando la stessa a disposizione dell’Autorità laddove dalla Stessa richiesto (c.d. LIMITAZIONE). La copia all’interessato, laddove le immagini includano dati di terzi, viene rilasciata previo “oscuramento” dei terzi.
- Copia: La copia all’interessato viene rilasciata solo nel caso in cui questi sia il soggetto ripreso dalle videocamere. Laddove le immagini includano dati di terzi, la copia viene rilasciata previo “oscuramento” dei terzi.
- Limitazione: nel caso di immagini necessarie per la tutela di un diritto in giudizio, il Titolare, previa richiesta dell’interessato, farà copia delle immagini e le conserverà a disposizione delle competenti Autorità;
- Cancellazione: nel caso di limitazione, atteso che il Titolare non è in grado di conoscere le sorti della vicenda processuale, i dati saranno cancellati previa richiesta specifica dell’interessato che aveva ottenuto il diritto alla limitazione.
11. PROCEDURA PER ESERCITARE I PROPRI DIRITTI
I diritti elencati al punto precedente potranno essere esercitati dal Cliente inviando una e-mail all’indirizzo privacy@bulbspace.it indicando nel testo quale diritto si vuole esercitare.
Il Titolare deve rispondere entro trenta giorni (che possono esser prorogati di altri due mesi, ma il Titolare in questo caso deve dare avviso motivato del ritardo all’utente).
Il Titolare può rifiutare, se ne ha motivo, di dar seguito alla richiesta dell’utente (rifiuto che deve esser comunicato all’utente entro un mese) solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive. Deve dare in tal caso risposta motivata. In ogni caso l’utente può rivolgersi al “Garante Privacy” (si veda link sotto riportato) o al Giudice.
In ogni caso l’interessato può rivolgersi all’autorità Garante (http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali) o alla Autorità Giurisdizionale competente per l’esercizio dei propri diritti.
12: IPOTESI DI DATA BREACH
In caso si dovessero verificare, rispetto ai dati, uno o più dei seguenti eventi: accesso, sottrazione, perdita, distruzione, divulgazione, modifica non autorizzati (c.d. Data breach) il Titolare, ferme restando le misure tecniche urgenti da porre in essere per bloccare (per quanto possibile) l’evento e per ridurne gli effetti dannosi si impegna a:
– ripristinare quanto prima il servizio in modo efficiente, recuperando i dati disponibili dall’ultimo backup utile effettuato;
– informare gli interessati, direttamente se le circostanze lo permettono ovvero genericamente (mediante avviso sull’home del sito web o mediante comunicazione inviata a tutti gli utenti, compresi quelli per i quali eventualmente non ci sono stati eventi sui dati) del tipo di evento, del tempo in cui si è verificato, delle misure adottate (senza entrare nel dettaglio al fine di non agevolare eventuali nuovi attacchi) per ridurre i danni e per evitar nuovi analoghi eventi, nonché delle misure ed accorgimenti che l’utente dovrebbe – da parte sua – porre in essere per ridurre le probabilità di nuovi eventi e limitare le conseguenze di quelli già verificatisi.
